Politique de confidentialité

• Responsable de la confidentialité : Le responsable de la confidentialité de Pixel Perfect Software Inc. est chargé de veiller à notre conformité à la législation sur la confidentialité et de superviser les pratiques de gestion des informations personnelles

• Contact confidentialité : [email protected]

• Adresse postale : Pixel Perfect Software Inc., Nouvelle-Écosse, Canada (adresse complète enregistrée disponible sur demande)

• Support client : [email protected]

• Délai de réponse : Nous répondons à toutes les demandes relatives à la confidentialité dans un délai de 30 jours calendaires, comme l'exige la LPRPDE

• Pour les préoccupations urgentes en matière de confidentialité, veuillez indiquer dans l'objet de votre courriel « DEMANDE DE CONFIDENTIALITÉ URGENTE »

• Informations de compte : nom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale

• Informations de paiement : adresse de facturation et type de méthode de paiement. Les numéros complets de carte de crédit sont traités et stockés par Stripe, et non par TenantSee

• Documents de vérification d'identité : pièce d'identité émise par le gouvernement et preuve d'enregistrement de l'entreprise, lorsque requis pour la conformité KYC/AML

• Informations sur la propriété : adresses des propriétés, détails des unités, tarifs de location, documents relatifs à la propriété, photos

• Informations sur les locataires : noms des locataires, coordonnées, historique locatif, contrats de bail, dates d'emménagement/déménagement. Vous déclarez avoir l'autorité légale pour fournir ces données et avoir obtenu les consentements nécessaires

• Communications : courriels et messages dans la plateforme avec notre équipe de support, conservés pour l'assurance qualité et l'amélioration du service

• Informations sur l'appareil : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, identifiants de l'appareil

• Données d'utilisation : pages consultées, fonctionnalités utilisées, temps passé sur la plateforme, requêtes de recherche dans l'application

• Cookies et technologies de suivi : identifiants de session, paramètres de préférences, données analytiques

• Données de vérification de paiement provenant de Stripe (statut des transactions, confirmations de paiement)

• Résultats de vérification d'identité issus de nos processus KYC

• Fourniture de services de gestion locative — Nécessité contractuelle

• Traitement des paiements — Nécessité contractuelle et obligation légale

• Vérification d'identité (KYC/AML) — Obligation légale en vertu de la LCMLPTF et de FINTRAC

• Prévention de la fraude et sécurité de la plateforme — Intérêt commercial légitime et obligation légale

• Support client — Consentement et nécessité contractuelle

• Notifications liées au service et alertes de sécurité — Nécessité contractuelle

• Amélioration de la plateforme via des analyses anonymisées — Intérêt commercial légitime avec garanties appropriées

• Communications marketing — Consentement exprès (opt-in), avec possibilité de désabonnement à tout moment

• Nous créons des statistiques anonymisées et agrégées qui ne peuvent raisonnablement pas être utilisées pour réidentifier des utilisateurs individuels. Nous ne vendons pas de données utilisateur identifiables.

• Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos informations personnelles à des tiers à des fins marketing

• Nous partageons des données avec les processeurs suivants sous des accords stricts de traitement des données :

• Stripe Inc. — Traitement des paiements (nom, courriel, informations de paiement, montants des transactions) — États-Unis

• Amazon Web Services (AWS) — Stockage et hébergement des données (toutes les données de la plateforme, chiffrées) — Canada (principal)

• Plunk — Courriels transactionnels (nom, courriel, contenu des notifications) — États-Unis

• Google Analytics — Analyses d'utilisation anonymisées (adresse IP anonymisée, pages vues, données de session) — États-Unis

• Nous pouvons divulguer des informations lorsque la loi, une ordonnance judiciaire, une assignation ou un mandat l'exige

• Des données anonymes et agrégées peuvent être utilisées pour la recherche, l'analyse et le développement commercial

• En cas de transfert d'entreprise, nous vous informerons au moins 30 jours avant le transfert et veillerons à ce que l'entité acquéreuse protège vos informations

• Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes aux cadres industriels, incluant le chiffrement au repos et en transit, les contrôles d'accès et des évaluations régulières de la sécurité.

• Toutes les transmissions de données sont chiffrées à l'aide des protocoles SSL/TLS (minimum TLS 1.2).

• Les informations de paiement sont traitées via des processeurs de paiement conformes à la norme PCI DSS (Stripe).

• Nous réalisons des évaluations régulières de la sécurité et des tests de vulnérabilité.

• L'accès aux informations personnelles est limité au personnel autorisé uniquement selon le principe du besoin de savoir.

• Tous les employés et sous-traitants suivent une formation sur la confidentialité et la sécurité et sont liés par des accords de confidentialité.

• Nous maintenons des procédures complètes de sauvegarde et de reprise après sinistre.

• Les données des propriétaires et des locataires sont séparées logiquement pour empêcher tout accès non autorisé entre comptes.

• En cas de violation de données présentant un risque réel de préjudice important, nous informerons les utilisateurs concernés dans les 72 heures suivant la découverte.

• Nous signalerons les violations de données au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ainsi qu'aux commissaires provinciaux compétents, selon les exigences.

• Les notifications de violation incluront : la nature de la violation, les types d'informations concernées, les mesures prises pour y remédier et les actions recommandées aux utilisateurs.

• Nous maintenons un plan de réponse aux violations de données et réalisons régulièrement des exercices de réponse.

• Toutes les violations sont enregistrées et conservées pendant 24 mois conformément à la LPRPDE.

• Vous pouvez signaler toute suspicion de violation de données à notre équipe de confidentialité à [email protected].

• Droit d'accès : Demandez une copie de vos informations personnelles. Nous répondons sous 30 jours calendaires.

• Droit de rectification : Demandez la correction d'informations inexactes sous 10 jours ouvrables.

• Droit à la suppression : Demandez la suppression de votre compte et de vos données sous 30 jours (sous réserve des obligations légales de conservation).

• Droit à la portabilité des données : Demandez vos données dans un format lisible par machine (CSV ou JSON).

• Droit de retirer votre consentement : Retirez votre consentement pour le traitement non essentiel à tout moment.

• Droit d'opposition : Opposez-vous au traitement fondé sur des intérêts légitimes.

• Droit de déposer une plainte : Déposez une plainte auprès de nous ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (1-800-282-1376 ou www.priv.gc.ca).

• Droit de restreindre le traitement : Demandez la restriction pendant que nous vérifions l'exactitude des données.

• Droit à la portabilité des données dans un format technologique couramment utilisé.

• Droit au déréférencement de certaines informations personnelles.

• Droit d'être informé de toute prise de décision automatisée vous concernant.

• Droit de s'opposer à la commercialisation des informations personnelles (nous ne commercialisons pas les informations personnelles).

• En tant qu'entreprise canadienne constituée en société au niveau fédéral, nous respectons la LPRPDE et adhérons aux dix principes d'information équitable.

• Québec — Loi 25 : Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels, effectuons des évaluations d'impact sur la vie privée, tenons un registre des incidents de confidentialité et fournissons des avis de confidentialité en français.

• Alberta — PIPA : Les résidents de l'Alberta sont couverts par une loi provinciale sur la confidentialité substantiellement similaire. Nous répondons aux demandes d'accès sous 45 jours calendaires.

• Colombie-Britannique — PIPA : Les résidents de la Colombie-Britannique sont couverts par une loi provinciale sur la confidentialité substantiellement similaire. Nous répondons aux demandes d'accès sous 45 jours calendaires.

• Nouvelle-Écosse : La LPRPDE s'applique directement à nos opérations en Nouvelle-Écosse.

• LAC : Nous respectons la Loi canadienne anti-pourriel pour tous les messages électroniques, nécessitant un consentement exprès pour les communications marketing.

• Nous stockons et traitons principalement les données au Canada en utilisant des centres de données canadiens.

• Certains fournisseurs de services (comme Stripe et Google Analytics) peuvent traiter les données dans des installations sécurisées aux États-Unis avec des mesures de protection adéquates.

• Tous les transferts internationaux sont protégés par des garanties appropriées, y compris des obligations contractuelles de protection des données avec les fournisseurs de services.

• Nous tenons un registre de tous les transferts internationaux de données et des garanties appliquées.

• Les résidents canadiens peuvent demander des informations sur le lieu de traitement de leurs données en contactant notre équipe de confidentialité.

• Cookies essentiels : Fonctionnalités de la plateforme, sessions de connexion, fonctionnalités de sécurité — Aucun consentement requis.

• Cookies analytiques : Compréhension des interactions des utilisateurs (Google Analytics avec anonymisation des IP) — Consentement requis.

• Cookies de performance : Amélioration de la vitesse et des fonctionnalités de la plateforme — Consentement requis.

• Vous pouvez contrôler les paramètres des cookies non essentiels via les préférences de votre navigateur ou notre mécanisme de consentement aux cookies.

• Nous n'utilisons pas de cookies pour la publicité ciblée ni ne partageons les données de cookies avec des réseaux publicitaires.

• Les cookies tiers sont limités aux fournisseurs de services essentiels uniquement.

• Utilisateurs du Québec : Un consentement exprès préalable est requis pour les cookies non essentiels. Vous pouvez refuser les cookies non essentiels aussi facilement que les accepter.

• Données de compte actif : Conservées pendant la durée d'activité du compte.

• Informations personnelles après fermeture de compte : Supprimées sous 30 jours.

• Dossiers des transactions financières : 7 ans (Loi de l'impôt sur le revenu).

• Dossiers de communication : 3 ans (assurance qualité et conformité légale).

• Dossiers de vérification d'identité : Selon les exigences de FINTRAC.

• Dossiers de violation : 24 mois (tenue obligatoire des registres de violation selon la LPRPDE).

• Analyses d'utilisation : Conservées sous forme anonymisée.

• Nous effectuons des examens trimestriels des données conservées et supprimons les informations qui ne sont plus nécessaires

• Les informations bancaires ne doivent être stockées que lorsqu'elles sont nécessaires au traitement des paiements. Utilisez nos fonctionnalités de paiement intégrées via Stripe

• Les informations de crédit et de vérification doivent être limitées à ce qui est nécessaire et supprimées après la période de conservation requise

• Les informations médicales ou relatives au handicap doivent être traitées avec la plus grande sensibilité et stockées uniquement lorsqu'elles sont nécessaires pour des aménagements

• Les propriétaires sont responsables d'obtenir le consentement des locataires, d'utiliser les données uniquement à des fins légitimes et de ne collecter que les informations minimales nécessaires

• Nous pouvons divulguer des informations en réponse à des ordonnances judiciaires valides, des assignations, des mandats ou des demandes des forces de l'ordre avec une autorité légale appropriée

• Nous vérifions la légitimité de toutes les demandes légales et informons les utilisateurs concernés sauf si la loi l'interdit

• Vous pouvez exporter vos données via les paramètres du compte ou demander des enregistrements certifiés en contactant [email protected]

• TenantSee n'est pas partie aux litiges entre propriétaires et locataires et ne fournit pas d'avis juridiques sur les données ou transactions

• TenantSee n'est pas destiné à être utilisé par des personnes de moins de 18 ans

• Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès d'enfants de moins de 18 ans

• Si nous prenons connaissance que nous avons collecté des informations personnelles d'un enfant de moins de 18 ans, nous supprimerons ces informations rapidement

• Les parents ou tuteurs qui pensent que leur enfant nous a fourni des informations personnelles doivent contacter immédiatement notre équipe de confidentialité

• Les titulaires de compte doivent être majeurs pour conclure des contrats de location dans leur juridiction

• Nous pouvons utiliser des systèmes automatisés pour la détection de fraude et l'évaluation des risques dans le traitement des paiements (tels que les contrôles de vitesse et l'analyse de motifs)

• Les décisions automatisées qui vous affectent de manière significative incluront une révision humaine

• Vous avez le droit de demander une révision humaine de toute décision automatisée affectant votre compte

• Nous n'utilisons pas la prise de décision automatisée pour les approbations de demandes de location ou le scoring des locataires

• Toutes les décisions importantes concernant le compte impliquent une supervision et une révision humaines

• La responsabilité pour les réclamations liées à la confidentialité est limitée au montant le plus élevé entre : (a) le montant payé au cours des 12 mois précédant l'événement, ou (b) 500 CAD

• Cette limitation ne s'applique pas à la négligence grave, à la faute intentionnelle, à la fraude ou aux responsabilités qui ne peuvent être limitées par la loi

• Notre responsabilité est limitée dans la mesure permise par la législation applicable en matière de protection des consommateurs et de confidentialité

• Rien ne limite notre responsabilité en cas de gestion négligente des données, de dommages-intérêts statutaires en vertu de la législation sur la confidentialité, ou de responsabilités qui ne peuvent être limitées par la loi

• Nous reconnaissons notre responsabilité en vertu de la LPRPDE pour les pratiques de gestion des données de nos fournisseurs de services

• Vous êtes responsable de maintenir la confidentialité des identifiants de votre compte et d'obtenir les consentements appropriés des locataires

• Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité périodiquement pour refléter les changements dans nos pratiques ou exigences légales

• Les modifications importantes seront communiquées par courriel et par un avis visible au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur

• Si les modifications élargissent de manière significative l'utilisation des informations personnelles, nous obtiendrons un nouveau consentement des utilisateurs concernés

• Les versions précédentes de cette politique de confidentialité sont disponibles sur demande

• Nous conservons un historique des versions avec des résumés des modifications pour plus de transparence

• Vous serez informé de tout changement affectant vos droits ou la manière dont vos données sont traitées

• Cette politique de confidentialité est régie par les lois fédérales canadiennes sur la confidentialité (LPRPDE) et les lois provinciales de la Nouvelle-Écosse

• Si vous résidez dans une province avec une législation sur la confidentialité substantiellement similaire (Québec, Alberta, Colombie-Britannique), cette législation provinciale s'applique également

• Tout litige découlant de cette politique de confidentialité sera résolu conformément au droit canadien

• Si une disposition est jugée invalide, les autres dispositions resteront en vigueur

• Vous conservez le droit de déposer des plaintes auprès des commissaires à la protection de la vie privée malgré cette clause de résolution des litiges